53-125 Wrocław, Aleja Kasztanowa 18/20 +48 71 342 34 40 kancelaria@om-c.pl

Aktualności

Termin podpisania e-sprawozdań

14 März 2019

Zgodnie z art. 52 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki zapewnia sporządzenie sprawozdania finansowego nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego a następnie przedstawia je właściwym organom do podpisu. Każda z tych osób sprawozdanie podpisuje podając jednocześnie datę podpisu.

Począwszy od 1.01.2019 sprawozdania finansowe muszą być sporządzane w wersji elektronicznej (e-sprawozdania) w strukturze logicznej opracowanej przez MF. Podpisywanie e-sprawozdań jest możliwe tylko w formie elektronicznej: z użyciem e-PUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z podpisem elektronicznym związana jest ściśle data podpisu. Nie będzie zatem można antydatować podpisu, co czyniło wiele podmiotów, zresztą niezgodnie z prawem. Ponieważ sporządzenie pierwszych e-sprawozdań odsunęło się w czasie ze względu na brak odpowiedniego oprogramowania, wiele zarządów spółek i innych podmiotów ma w tej chwili problem z ich podpisaniem. Nasi Klienci pytają, do kiedy osoby uprawnione powinny podpisać e-sprawozdania.

Przepisy ustawy nie regulują w jakim terminie sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez osobę sporządzającą oraz kierownika jednostki (w spółkach często jest to organ wieloosobowy). Nie znajdziemy tam terminu, w jakim powinny być złożone podpisy. Ustawa narzuca termin na sporządzenie sprawozdania – najczęściej jest to 31.03. kojenego, ale naszym zdaniem nie ma obowiązku złożenia podpisów wszystkich zobowiązanych osób do tego dnia.

W praktyce jest często tak, że członkowie zarządu znajdują się w różnych miejscach, także poza Polską. Często nie znają one języka polskiego. E-sprawozdanie jest sporządzane jedynie w naszym języku. Zagraniczny zarząd spółki powinien zatem najpierw zapoznać się z tłumaczeniem treści e-sprawozdania a następnie je dopiero podpisać. Jeśli zatem e-sprawozdanie zostanie sporządzone do 31.03., to będzie potrzebny jeszcze czas na tłumaczenie oraz zapoznanie się z jego treścią. Niektóre zobowiązane osoby mogą być przez pewien okres czasu niedostępne z powodu choroby czy innych zdarzeń i nie będą mogły podpisać e-sprawozdania natychmiast po jego sporządzeniu.

Życie jest bogatsze niż przepisy, może się zatem zdarzyć, że sprawozdanie będzie sporządzone terminowo, ale podpisy zostaną złożone w następnych dniach, a nawet miesiącach. Podpisane sprawozdanie musi być następnie zatwierdzone przez organ zatwierdzający (w spółkach: przez zgromadzenie wspólników) w terminie do końca 6 miesiąca po dniu bilansowym. Wydaje się zatem, że ta data wyznacza ostateczny termin podpisania.

Reasumując, podpisanie e-sprawozdań może nastąpić później niż koniec trzeciego miesiąca po dniu bilansowym. W przypadku roku obrotowego równego z kalendarzowym, mogą być podpisane po 31.03. roku następującego po roku obrotowym.